Datenschutzrichtlinie

Einleitung

Die MAT Foundry Group Ltd (und ihre Tochtergesellschaften) erfasst und verarbeitet Informationen über natürliche Personen (d.h. „personenbezogene Daten“) für geschäftliche Zwecke, wie Personalverwaltung, Erbringung unserer Dienstleistungen, Marketing und die kaufmännische Verwaltung. Dazu gehören auch personenbezogene Daten unserer Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstiger Dritter.

Die Einhaltung des Datenschutzrechts ist unerlässlich, um die Sicherheit personenbezogener Daten und unseres Geschäftsbetriebs sowie die Einhaltung der Rechte natürlicher Personen zu gewährleisten. Die MAT Foundry Group Ltd. ist der Datenverantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts, d.h. sie entscheidet, wie und warum sie personenbezogene Daten verwendet. Diese Richtlinie erläutert unsere Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzrechts in Bezug auf personenbezogene Daten. Sie legt auch Ihre Pflichten fest, wenn Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung personenbezogene Daten verarbeiten.

Wenn Sie routinemäßig mit personenbezogenen Daten von natürlichen Personen umgehen, erhalten Sie spezifische Anweisungen bezüglich der Datenschutzverfahren in Bezug auf Ihre konkrete Position. Diese Anweisungen ergänzen Ihre in dieser Richtlinie festgelegten Verpflichtungen.

Es wird auch andere Richtlinien geben, die sich auf Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten und den Datenschutz auswirken. Die wichtigste ist unsere Richtlinie zur Informationssicherheit, und wir erwarten von Ihnen, dass Sie diese im Bedarfsfall einhalten.

Diese Richtlinie begründet für Mitarbeiter keine vertraglichen Rechte. Sie kann jederzeit aktualisiert werden.

Für wen gilt diese Richtlinie?

Diese Richtlinie gilt für alle Angestellten, Arbeiter, Auftragnehmer, Leiharbeiter, Berater, Praktikanten und Führungskräfte (zusammen als „Mitarbeiter“ oder „Sie“ bezeichnet) der MAT Foundry Group Ltd (und ihrer Tochtergesellschaften).  

Wer ist bei MAT Foundry Group Ltd. für den Datenschutz verantwortlich?

Der Eurac-Vorstand ist für die Einhaltung des geltenden Datenschutzrechts durch die MAT Foundry Group Ltd. letztverantwortlich. Die MAT Foundry Group Ltd hat einen Datenschutzverantwortlichen, der für die Beratung und Verwaltung der MAT Foundry Group Ltd in Bezug auf die Einhaltung dieser Richtlinie und des Datenschutzrechts verantwortlich ist.

Alle Mitarbeiter der MAT Foundry Group Ltd. tragen eine gewisse Verantwortung dafür, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden, wobei bestimmten Mitarbeiter eine besondere Verantwortung zukommt, die ihnen bekannt ist und im Rahmen derer sie besondere Anweisungen erhalten.

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen sollen, oder wenn Sie Bedenken oder Fragen in Bezug auf die Umsetzung dieser Richtlinie (oder vermutete Verstöße dagegen) haben, sollten Sie sich an den Datenschutzverantwortlichen Iain Davey wenden.

Warum ist es wichtig, das Datenschutzrecht einzuhalten?

 Das Datenschutzrecht im Vereinigten Königreich wird durch das Information Commissioner's Office (ICO) geregelt und durchgesetzt. Die Nichteinhaltung des Datenschutzrechts kann für die MAT Foundry Group Ltd. und in einigen Fällen auch für einzelne Mitarbeiter ernsthafte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Diese können Straftaten, die mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro (ca. 18 Millionen Pfund) oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes verbunden sind, umfassen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus kann eine natürliche Person von uns Schadensersatz verlangen, wenn wir ihre Datenschutzrechte verletzen. Verstöße gegen das Datenschutzrecht können auch zu einer schwerwiegenden Schädigung unserer Marke und unseres Rufs führen.

Neben den rechtlichen Konsequenzen kann die Nichteinhaltung Ihrer Verpflichtungen im Rahmen dieser Richtlinie zu Disziplinarmaßnahmen und in schwerwiegenden Fällen zur Kündigung Ihrer Arbeitsverhältnisses führen.  

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine beliebige lebende natürliche Person (auch „betroffene Person“ genannt), die (direkt oder indirekt) insbesondere durch Bezugnahme auf einen Identifikator identifiziert werden kann (z.B. Name, NI-Nummer, Mitarbeiternummer, E-Mail-Adresse, körperliche Merkmale). Diese natürlichen Personen können Ihre Kollegen, Konsumenten, die Öffentlichkeit, Geschäftskontakte etc. sein. Personenbezogene Daten können sachliche Informationen sein (z.B. Kontaktdaten oder Geburtsdatum), eine Meinung über die Handlungen oder das Verhalten einer Person oder Informationen, die sich anderweitig auf diese Person auswirken können. Es kann sich um private oder geschäftliche Daten handeln.

Personenbezogene Daten können automatisierte Daten sein (z.B. elektronische Aufzeichnungen wie Computerdateien oder in E-Mails) oder manuelle Aufzeichnungen, die Teil eines Ablagesystems sind oder werden sollen (z.B. strukturierte Papierakten und Archive).

Was bedeutet es, personenbezogene Daten zu „verarbeiten“?

Die „Verarbeitung“ personenbezogener Daten ist jede Tätigkeit, die mit der Verwendung personenbezogener Daten verbunden ist (z.B. Einholung, Aufzeichnung oder Speicherung, Änderung, Abruf, Nutzung, Offenlegung, Weitergabe, Löschung oder Vernichtung von Daten). Dazu gehört auch das Versenden oder Übermitteln personenbezogener Daten an Dritte.

Datenschutzrechtliche Verpflichtungen

 Die MAT Foundry Group Ltd. ist für die Einhaltung des Datenschutzrechts verantwortlich und muss diese nachweisen können. Um sicherzustellen, dass die MAT Foundry Group Ltd ihre Verantwortung wahrnimmt, ist es unerlässlich, dass ihre Mitarbeiter bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen ihrer Beschäftigung die Datenschutzgesetze und alle anderen Richtlinien, Leitlinien oder Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd einhalten.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten datenschutzrechtlichen Verpflichtungen und die Anforderungen, die die Mitarbeiter der MAT Foundry Group Ltd. erfüllen müssen, dargelegt.

1. Personenbezogene Daten sind fair, rechtmäßig und transparent zu verarbeiten

Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung

Das Datenschutzrecht erlaubt uns nur dann, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn es eine faire und rechtliche Grundlage gibt, die eine Verwendung der Daten rechtfertigt. 

Beispiele für rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (mindestens eine davon muss bei jeder Verarbeitung erfüllt sein):

• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (z.B. Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften oder Steuergesetze);
• Abschluss oder Durchführung eines Vertrages mit der natürlichen Person (z.B. Dienstvertrag eines Mitarbeiters oder Dienstleistungsvertrag mit einem einzelnen Kunden);
• Wir handeln im Sinne der legitimen Interessen der MAT Foundry Group Ltd. oder eines Dritten (z.B. Aufzeichnungen über die Geschäftstätigkeit, Überwachung der Produktivität des Unternehmens); und
• Einholung der Einwilligung der natürlichen Person (z.B. für den Versand von Direktmarketing-Mitteilungen).

Wenn man sich auf die Einwilligung stützt, muss diese frei, konkret, informiert und eindeutig sein, und die MAT Foundry Group Ltd muss glaubhaft nachweisen, dass die Einwilligung erteilt wurde.

In Übereinstimmung mit den ICO-Richtlinien bezüglich des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses verwendet die MAT Foundry Group Ltd die Einwilligung nicht als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten, es sei denn, die betreffenden Datenverarbeitungsaktivitäten sind wirklich freiwillig.

In den meisten Fällen ist die Einwilligung auch für andere Standard-Geschäftsaktivitäten, bei denen Kunden- oder Lieferantendaten verwendet werden, nicht erforderlich, sehr wohl jedoch für Aktivitäten, die nicht für die Verwaltung der Hauptgeschäftsbeziehung erforderlich sind, wie z.B. Direktmarketingaktivitäten.

Transparenz

Das Datenschutzrecht verlangt auch, dass wir personenbezogene Daten in transparenter Weise verarbeiten, indem wir natürlichen Personen angemessene, klare und prägnante Informationen darüber geben, wie wir ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

In der Regel geben wir natürlichen Personen grundlegende Informationen darüber, wie wir ihre Daten in Formularen verwenden, die Daten erfassen (z.B. Anfrageformulare oder Website-Formulare), und in längeren Datenschutzerklärungen erläutern wir unter anderem, welche Arten von personenbezogenen Daten wir über sie speichern, wie wir diese verwenden, auf welcher rechtlichen Grundlage wir die Daten verarbeiten, an wen wir sie möglicherweise weitergeben und wie lange wir sie aufbewahren. Beispielsweise geben wir in der Datenschutzerklärung zu Mitarbeiterdaten der MAT Foundry Group Ltd. Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Mitarbeiter.

Wir ergänzen diese Hinweise gegebenenfalls durch Erinnerungen oder weitere Informationen, wenn bestimmte Verarbeitungsvorgänge stattfinden oder für eine natürliche Person relevant werden (z.B. wenn sie sich für eine neue Dienstleistung oder Veranstaltung anmeldet).

Was Sie tun müssen:

Indem Sie personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit Ihren rechtmäßigen beruflichen Aufgaben und den Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd. verarbeiten, werden Sie in der Regel personenbezogene Daten fair und rechtmäßig verarbeiten.

Die üblichen Datenschutzhinweise und -erklärungen, die wir beispielsweise an Mitarbeiter, Kunden und die Öffentlichkeit herausgeben, sollten in der Regel ausreichen, um sicherzustellen, dass natürliche Personen angemessene Informationen darüber erhalten, wie Sie mit ihren persönlichen Daten im Rahmen Ihrer Beschäftigung umgehen. Sie sollten sich jedoch überlegen, ob Erinnerungen oder weitere Informationen zum Zeitpunkt bestimmter Verarbeitungsvorgänge sinnvoll sind. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie der Meinung sind, dass natürliche Personen weitere Unterstützung benötigen, um zu verstehen, wie ihre Daten im Rahmen solcher Aktivitäten verwendet werden.

Alle neuen Formulare, die personenbezogene Daten erfassen, und alle Formulierungen von vorgeschlagenen Einwilligungserklärungen müssen vorab vom Datenverantwortlichen genehmigt werden.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der rechtlichen Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben oder sich nicht sicher sind, ob natürliche Personen ausreichende Informationen zur Verfügung gestellt wurden (insbesondere im Zusammenhang mit neuen Verarbeitungstätigkeiten), wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen.

2. Seien Sie besonders vorsichtig beim Umgang mit sensiblen oder besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten.

Einige Kategorien von personenbezogenen Daten sind „besonders“, weil sie besonders sensibel sind. Dazu gehören Informationen, die folgende Informationen einer natürlichen Person offenlegen:

• Rasse oder ethnische Herkunft;
• politische Ansichten;
• religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen;
• Gewerkschaftsmitgliedschaft;
• körperliche oder geistige Gesundheit;
• Sexualleben oder sexuelle Orientierung;
• biometrische oder genetische Daten (falls zur Identifizierung dieser natürlichen Person verwendet); und
• begangene Straftaten oder Verurteilungen.

Wenn es sich um personenbezogene Daten einer besonderen Kategorie handelt, verlangt das Datenschutzrecht, dass wir (neben einer der in Abschnitt 1 beschriebenen Rechtsgrundlagen) eine zusätzliche Rechtsgrundlage haben, um die Verwendung dieser sensiblen Daten zu rechtfertigen. Die geeignete Rechtsgrundlage hängt von den Umständen ab.

Weitere rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten sind unter anderem folgende: Die mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind für die Verarbeitung von personenbezogenen Mitarbeiterdaten von besonderer Bedeutung.

• Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung / Ausübung eines Rechtsanspruchs aus dem Arbeitsrecht*;
• Beurteilung der Arbeitsfähigkeit (auf der Grundlage eines ärztlichen Gutachtens und unter Wahrung der Vertraulichkeit)*;
• Durchführung von Gleichstellungskontrollen in Bezug auf Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, Gesundheit oder sexuelle Orientierung*;
• Ausübung, Begründung oder Abwehr von Rechtsansprüchen*;
• Verhinderung oder Aufdeckung rechtswidriger Handlungen; oder
• ausdrückliche Einwilligung der natürlichen Person. (Neben den in Abschnitt 1 genannten Einwilligungsvoraussetzungen bedarf es einer ausdrücklichen Erklärung der natürlichen Person, dass die besondere Kategorie von Daten für die beabsichtigten Zwecke verwendet werden darf.)

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung mit personenbezogenen Daten einer besonderen Kategorie umgehen, müssen Sie besonders auf die Einhaltung des Datenschutzrechts achten. Versuchen Sie insbesondere, Folgendes sicherzustellen:

• alle Verarbeitungstätigkeiten stehen strikt im Einklang mit Ihren rechtmäßigen beruflichen Aufgaben und den Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd;
• es gibt eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten (sowohl allgemeine Gründe gemäß Abschnitt 1 als auch zusätzliche Grundlagen gemäß diesem Abschnitt 2), die für Ihre spezifischen Aktivitäten geprüft wurden;
• die natürlichen Personen haben ausreichende Informationen über den Umgang mit ihren Daten erhalten. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, eine bestehende Datenschutzerklärung durch spezifischere Informationen zu besonderen Kategorien zu ergänzen (z.B. wenn die MAT Foundry Group Ltd. die Abwesenheit von Mitarbeitern mit Behinderungen oder schweren gesundheitlichen Einschränkungen verwaltet und/oder Anpassungen der Arbeitspflichten von Mitarbeitern vornimmt, können wir zusätzliche Ad-hoc-Datenschutzerklärungen zur Ergänzung der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter bereitstellen);
• Sie wenden zusätzliche Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen an, wobei zu berücksichtigen ist, dass die Auswirkungen eines Verlusts oder Missbrauchs ihrer besonderen Kategorie von Daten auf natürliche Personen größer sein können als bei anderen Arten von Daten. Siehe auch Abschnitt 7 unten; und
• wenn Sie sich bei der Verarbeitung auf die Einwilligung als Rechtsgrundlage stützen, holen Sie vorab die Genehmigung des Datenverantwortlichen für die Formulierung der Einwilligung ein.

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Position und beruflichen Aufgaben routinemäßig mit besonderen Kategorien von Daten umgehen, hat die MAT Foundry Group Ltd in der Regel Verfahren eingeführt, die sicherstellen, dass Ihre Verarbeitung die oben genannten Anforderungen erfüllt.

Sollten jedoch andere Umstände eintreten (z.B. Sie sind an einem neuen Projekt beteiligt oder aktualisieren ein bestehendes System, das neue Methoden der Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten beinhaltet), wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen, um sicherzustellen, dass die korrekten Compliance-Verfahren eingehalten werden.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Rechtsgrundlagen haben, die bei der Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten oder der entsprechenden Informationen an natürliche Personen gelten, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten nur für konkrete, eindeutige und legitime Zwecke

Die MAT Foundry Group Ltd. verarbeitet personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit unseren legitimen Zwecken zur Ausübung unserer Geschäftstätigkeit und zur Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen und anderen Geschäftsbeziehungen.

Was Sie tun müssen:

Sie dürfen die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung verarbeiten, nur für die legitimen und genehmigten Zwecke der MAT Foundry Group Ltd. verwenden. Sie dürfen keine personenbezogenen Daten für Zwecke verarbeiten, die nicht im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Aufgaben stehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu unvereinbaren oder nicht genehmigten Zwecken kann zu einem Verstoß gegen das Datenschutzrecht führen (z.B. die Nutzung der Firmenkontaktdatenbank, um die Wohnadresse eines Kollegen für private, nicht arbeitsbezogene Zwecke herauszufinden). Dies kann potenziell schädliche Folgen wie Disziplinarmaßnahmen für alle Beteiligten haben.

Wenn Sie feststellen, dass Sie personenbezogene Daten für einen anderen Zweck als den, für den sie ursprünglich erfasst wurden, verarbeiten müssen, müssen Sie prüfen, ob die natürlichen Personen informiert wurden und, falls nicht, ob der zusätzliche Zweck legitim (im Rahmen der Geschäftstätigkeit der MAT Foundry Group Ltd) und mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist.

Wenn Sie unsicher sind, ob die Zwecke der Verarbeitung legitim sind, sollten Sie sich an den Datenverantwortlichen wenden, bevor Sie mit der Verarbeitung der Daten für den zusätzlichen Zweck fortfahren.

4. Stellen Sie sicher, dass die personenbezogenen Daten angemessen, zweckdienlich und auf das für Ihre legitimen Zwecke erforderliche Maß beschränkt sind.

Das Datenschutzrecht verlangt von uns, dass wir bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sicherstellen, dass diese angemessen, zweckdienlich und auf das für diese Zwecke erforderliche Maß beschränkt sind (auch „Datensparsamkeit“ genannt). Mit anderen Worten, wir fragen nach den Informationen, die wir für unsere legitimen Geschäftszwecke benötigen, aber wir werden nicht nach mehr Informationen fragen, als wir für die Ausübung unserer Geschäftstätigkeiten benötigen.

Was Sie tun müssen:

Sie sollten sicherstellen, dass Sie nur die personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten, die Sie für die legitimen und genehmigten Zwecke der MAT Foundry Group Ltd. im Rahmen Ihrer Beschäftigung tatsächlich benötigen.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie über genügend personenbezogene Daten verfügen, um diese fair nutzen und alle relevanten Informationen berücksichtigen zu können.

Wenn Sie Formulare erstellen, die personenbezogene Daten erfassen, sollten Sie begründen können, warum jede einzelne Datenkategorie abgefragt wird.

Sie müssen auch die Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd. zur Datenaufbewahrung und -speicherung befolgen und sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Bestimmungszweck benötigt werden.

5. Halten Sie Ihre personenbezogenen Daten korrekt und (wenn nötig) auf dem letzten Stand

Die MAT Foundry Group Ltd. muss sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten korrekt sind und (wo nötig) auf dem neuesten Stand gehalten werden. Beispielsweise bitten wir die Mitarbeiter, uns jede Änderung der Kontaktdaten oder der persönlichen Daten über das Formular zur Änderung der persönlichen Angaben mitzuteilen. Wir achten auch darauf, dass Entscheidungen, die natürliche Personen betreffen, auf korrekten und aktuellen Informationen beruhen.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie angemessene Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass diese korrekt sind und gegebenenfalls die jeweiligen Informationen auf dem neuesten Stand halten.

Bei der Erfassung personenbezogener Daten sollten Sie von vornherein versuchen, deren Richtigkeit zu überprüfen. Sollten Sie nachträglich Fehler in den von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten feststellen, müssen diese unverzüglich berichtigt oder gelöscht werden.

Personenbezogene Daten sollten an möglichst wenigen Orten gespeichert werden, um das Risiko zu vermeiden, dass Kopien nicht aktualisiert und nicht synchronisiert werden. Sie sollten keine zusätzlichen Kopien von personenbezogenen Daten erstellen, sondern nach Möglichkeit von einer einzigen zentralen Kopie aus arbeiten und diese aktualisieren (in Übereinstimmung mit den Standardverfahren der MAT Foundry Group Ltd zur Aufbewahrung und Speicherung von Aufzeichnungen).

6. Bewahren Sie personenbezogene Daten nicht länger als für die angegebenen Zwecke erforderlich auf

Aufzeichnungen, die personenbezogene Daten enthalten, sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für die angegebenen Zwecke benötigt werden. Die MAT Foundry Group Ltd unterhält Richtlinien zur Datenaufbewahrung, -speicherung und -löschung sowie interne Verfahren/Leitlinien für verschiedene Arten von Unternehmensaufzeichnungen und Informationen, die personenbezogene Daten enthalten.

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie dies unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien erforderlich ist:

• Umfang, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten;
• das Risiko eines Nachteils durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung;
• die Zwecke, für die wir die personenbezogenen Daten verarbeiten und wie lange wir diese benötigen, um diese Zwecke zu erreichen;
• wie lange die personenbezogenen Daten wahrscheinlich korrekt und aktuell bleiben;
• wie lange die personenbezogenen Daten für etwaige künftige Rechtsansprüche relevant sein könnten; und
• alle anwendbaren gesetzlichen, buchhalterischen, Berichts- oder regulatorischen Anforderungen, die festlegen, wie lange bestimmte Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Was Sie tun müssen:

Bitte informieren Sie sich über unsere Aufbewahrungsrichtlinien, -verfahren, -leitlinien und -anweisungen, die für Ihre Arbeit relevant sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen in Ihrem Verantwortungsbereich, die Sie nicht mehr benötigen, in Einklang mit dem Absatz oben vernichten oder löschen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aufbewahrungsrichtlinien/-anweisungen für Sie in Ihrer Position gelten, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diese auf eine bestimmte Art oder ein bestimmtes Element personenbezogener Daten anwenden sollen, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen.

7. Ergreifen Sie geeignete Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen.

Der Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der Sicherheitsverfahren der MAT Foundry Group Ltd zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Stabilität personenbezogener Daten ist eine der Hauptaufgaben der MAT Foundry Group Ltd und ihrer Mitarbeiter.

Die MAT Foundry Group Ltd unterhält eine Richtlinie zur Informationssicherheit, die ihre organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, festlegt.

Wir bewerten und testen die Wirksamkeit dieser Maßnahmen regelmäßig, um die Sicherheit unserer Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten, die in unserer Richtlinie zur Informationssicherheit/von unserem Informationssicherheitsteam festgelegt wurden.

Was Sie tun müssen:

Um die MAT Foundry Group Ltd bei der Aufrechterhaltung der Datensicherheit und dem Schutz der Vertraulichkeit und Integrität der personenbezogenen Daten, die Sie während Ihrer Beschäftigung behandeln, zu unterstützen, verlangen wir von Ihnen die Einhaltung dieser Richtlinie, unserer Richtlinie zur Informationssicherheit und aller Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd bezüglich der Verarbeitung und Sicherheit personenbezogener Daten. Insbesondere fordern wir Sie dazu auf:

• personenbezogene Daten nur innerhalb oder unter Verwendung genehmigter Informations- und Kommunikationssysteme der MAT Foundry Group Ltd. zu speichern, aufzubewahren und weiterzugeben die Speicherung personenbezogener Daten auf eigene Geräten oder auf Kommunikationseinrichtungen zu beschränken
• passwortgeschützte und verschlüsselte Software für den Versand und Empfang von E-Mails zu verwenden
• Akten in einem sicheren Aktenschrank wegzuschließen
• Ihren Laptop, andere Geräte oder Kopien von Dokumenten, die personenbezogene Dokumente enthalten, niemals an einem öffentlichen Ort liegen zu lassen
• beim Betrachten von personenbezogenen Daten in Papierform oder auf dem Bildschirm darauf zu achten, dass diese Daten von niemandem eingesehen werden, der nicht berechtigt ist, diese Daten einzusehen, insbesondere wenn Sie die personenbezogenen Daten an einem öffentlichen Ort einsehen
• beim Speichern von Daten auf tragbaren Geräten wie Laptops, Smartphones oder USB-Laufwerken darauf zu achten, dass das Gerät verschlüsselt und passwortgeschützt ist
• sicherzustellen, dass Informationen, die personenbezogene Daten enthalten, sicher und dauerhaft entsorgt werden, gegebenenfalls durch vertrauliche Entsorgung oder Shreddern
• den Datenverantwortlichen bei Verstößen in Bezug auf personenbezogene Daten zu benachrichtigen (weitere Informationen über Verstöße in Bezug auf personenbezogene Daten finden Sie unten)
• sicherzustellen, dass jede Weitergabe oder Offenlegung personenbezogener Daten durch eine geeignete Rechtsgrundlage gedeckt ist und dass erforderlichenfalls Schutzvorkehrungen getroffen werden (unten finden Sie weitere Einzelheiten zu den Schutzvorkehrungen bei der Übermittlung ins Ausland oder bei der Weitergabe personenbezogener Daten an externe Dienstleister)

8. Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie personenbezogene Daten weitergeben oder offenlegen

Die Weitergabe oder Offenlegung personenbezogener Daten ist eine Art der Verarbeitung, weshalb alle in dieser Richtlinie beschriebenen Grundsätze angewandt werden müssen

Interne Weitergabe von Daten

Die MAT Foundry Group Ltd. stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur intern weitergegeben werden und nur an Personen, die diese Daten wirklich benötigen.

Externe Weitergabe von Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an andere Dritte (einschließlich Konzerngesellschaften) weiter, wenn wir einen legitimen Zweck und eine angemessene Rechtsgrundlage haben, die uns dies erlauben. Dies können im Allgemeinen Situationen sein, in denen wir gesetzlich verpflichtet sind, die Informationen zur Verfügung zu stellen (z.B. an HMRC für steuerliche Zwecke) oder wenn es notwendig ist, unsere vertraglichen Verpflichtungen gegenüber natürlichen Personen zu erfüllen (z.B. Bereitstellung von Informationen an unsere betrieblichen Vorsorgeeinrichtungen).

Wir können externe Dienstleister (sog. Datenverarbeiter) beauftragen, die Informationen in unserem Auftrag verarbeiten, z.B. für die Lohnbuchhaltung, Datenspeicherung oder andere technische Dienstleistungen. 

Die MAT Foundry Group Ltd. bleibt dafür verantwortlich, dass ihre Datenverarbeiter bei der Verarbeitung personenbezogener Daten das Datenschutzrecht und diese Richtlinie einhalten. Wir müssen die Maßnahmen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit vor und während der Beauftragung eines Datenverarbeiters bewerten und anwenden. Der Umfang dieser Maßnahmen hängt von der Art der Tätigkeiten ab, umfasst jedoch auch angemessene Risikobewertungen und -überprüfungen sowie vertragliche Verpflichtungen.

Einzelheiten zu den Empfängern oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten (einschließlich der Datenverarbeiter und anderer Dritter) sollten in den oben in Abschnitt 1 beschriebenen Datenschutzerklärungen dargelegt werden.

Was Sie tun müssen:

Sie dürfen personenbezogenen Daten, die wir intern gespeichert haben, nur an einen Mitarbeiter, Beauftragten oder Vertreter der MAT Foundry Group Ltd. weitergeben oder offenlegen, wenn der Empfänger diese Daten aus beruflichen Gründen benötigt.

Sie dürfen die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten nur an Dienstleister oder andere Dritte (einschließlich Konzerngesellschaften) weitergeben, wenn:

• ein legitimer Zweck und eine angemessene Rechtsgrundlage vorliegen (z.B. ist es notwendig, dass Sie die personenbezogenen Daten verarbeiten, um uns eine Dienstleistung wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erbringen, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind);
• die Personen, deren personenbezogene Daten weitergegeben werden, ordnungsgemäß informiert wurden (z.B. in einer entsprechenden Datenschutzerklärung);
• wenn die Weitergabe an einen Dienstleister erfolgt und die MAT Foundry Group Ltd. geprüft hat, ob angemessene Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zum Schutz der betreffenden personenbezogenen Daten vorhanden sind;
• der Dienstleister oder Dritte einen schriftlichen Vertrag abgeschlossen hat, der die vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Bestimmungen enthält (es sei denn, der Datenverantwortliche hat festgestellt, dass dies in diesem Zusammenhang nicht erforderlich ist); und
• die Übertragung unter Einhaltung etwaiger Beschränkungen betreffend eine Übermittlung ins Ausland erfolgt.

Die routinemäßige Offenlegung personenbezogener Daten an etablierte Empfänger (z.B. Lohnbuchhalter oder Konzerngesellschaften), die einen üblichen und regelmäßigen Teil Ihrer Position und beruflichen Aufgaben darstellt, erfüllt in der Regel die oben genannten Anforderungen. Sie sollten immer sicherstellen, dass Sie die Anweisungen der MAT Foundry Group Ltd. befolgen. Wenn Sie jedoch Zweifel haben, ob Sie personenbezogene Daten an Dritte weitergeben können, wenden Sie sich zunächst an den Datenverantwortlichen.

9. Übermitteln Sie keine personenbezogenen Daten in ein anderes Land, es sei denn, es bestehen angemessene Sicherheitsvorkehrungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten ins Ausland erfolgt, wenn die Daten in ein anderes Land übermittelt oder dort eingesehen, abgerufen oder anderweitig verarbeitet werden. Das Datenschutzrecht der Europäischen Union beschränkt insbesondere die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR – dies ist die Europäische Union plus Norwegen, Liechtenstein und Island), um sicherzustellen, dass das Datenschutzniveau für natürliche Personen nicht beeinträchtigt wird (da die Gesetze dieser Länder möglicherweise nicht das gleiche Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten wie innerhalb des EWR).

Um sicherzustellen, dass der Datenschutz nicht beeinträchtigt wird, wenn personenbezogene Daten in ein anderes Land übertragen werden, bewertet die MAT Foundry Group Ltd die Risiken einer Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs (unter Berücksichtigung der Grundsätze dieser Richtlinie sowie der Beschränkungen für Übermittlungen außerhalb des EWR) und trifft gegebenenfalls zusätzliche geeignete Sicherheitsvorkehrungen.

Beispielsweise übermitteln wir derzeit Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika, Mexiko und China.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung personenbezogene Daten von natürlichen Personen in Länder außerhalb des Vereinigten Königreichs oder des EWR übermitteln müssen, müssen angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Wenn diese Übermittlungen ins Ausland ein üblichen Teil Ihrer Position und Ihrer beruflichen Aufgaben sind, sind die derzeitigen Sicherheitsvorkehrungen der MAT Foundry Group Ltd. vermutlich ausreichend, das erforderliche Maß an Datenschutz zu gewährleisten.

Wenn Sie jedoch unter anderen Umständen personenbezogene Daten ins Ausland übermitteln(z.B. im Rahmen neuer Verarbeitungstätigkeiten, die bisher nicht zu Ihrem Aufgabenbereich und Ihren Tätigkeiten gehört haben, oder in Länder, mit denen Sie bisher nicht zu tun hatten), sollten Sie sich vor der Übermittlung für weitere Informationen an den Datenverantwortlichen wenden.

10. Melden Sie eventuelle Datenschutzverletzungen unverzüglich

Die MAT Foundry Group Ltd. nimmt Datenschutzverletzungen sehr ernst. Diese können verlorene oder verlegte Geräte oder Daten, die Verwendung von nicht korrekten oder überschüssigen Daten, die Nichtbeachtung der Rechte einer natürlichen Person, das versehentliche Senden von Daten an die falsche Person, den unbefugten Zugriff auf bzw. die unbefugte Verwendung oder Offenlegung von Daten, vorsätzliche Angriffe auf die Systeme der MAT Foundry Group Ltd oder den Diebstahl von Aufzeichnungen und alle gleichwertigen Verstöße durch die Dienstleister der MAT Foundry Group Ltd. umfassen.

Wenn es zu einem Sicherheitsverstoß gekommen ist, der zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Zerstörung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum Zugriff auf personenbezogene Daten von natürlichen Personen geführt hat, wird die MAT Foundry Group Ltd unverzüglich Maßnahmen, wie die Eindämmung der Risiken, die Behebung des Verstoßes und die Benachrichtigung der jeweiligen Parteien (siehe unten) ergreifen, um diese zu identifizieren, zu bewerten und zu behandeln.

Wenn die MAT Foundry Group Ltd. feststellt, dass eine Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten vorliegt, die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt, werden wir dies dem ICO innerhalb von 72 Stunden nach der Entdeckung melden.

Wir führen auch eine interne Aufzeichnung über alle Verstöße in Bezug auf personenbezogene Daten, unabhängig von deren Auswirkungen und davon ob wir sie dem ICO melden oder nicht.

Wenn ein Verstoß in Bezug auf personenbezogene Daten wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt, werden wir die betroffenen Personen über den Verstoß benachrichtigen und sie über die wahrscheinlichen Folgen und die von uns ergriffenen Maßnahmen informieren.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie Kenntnis von einem Verstoß (oder einem vermuteten Verstoß) gegen diese Richtlinie erhalten (insbesondere von einem Sicherheitsverstoß), müssen Sie dies dem Datenverantwortlichen unverzüglich per E-Mail/Brief an oder an 16 Mannings Heath Road, Poole, Dorset BH12 4NJ melden.

11. Setzen Sie kein Profiling oder keine automatisierte Entscheidungsfindung ein, es sei denn, Sie sind dazu berechtigt

Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung liegt vor, wenn die personenbezogenen Daten einer natürlichen Person automatisiert verarbeitet und ausgewertet werden, so dass eine wichtige Entscheidung in Bezug auf diese natürliche Person getroffen wird. Dies birgt besondere Risiken für natürliche Personen, wenn eine Entscheidung ausschließlich auf der Grundlage dieses Profilings oder einer anderen automatisierten Verarbeitung getroffen wird.

Ein Beispiel für eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung wäre die Verwendung eines psychometrischen Online-Tests zur automatischen Ablehnung von Bewerbern, die eine Mindestpunktzahl nicht erreichen (ohne menschliche Aufsicht, wie z.B. eine Überprüfung der Testergebnisse durch einen Recruiting Manager).

Das Datenschutzrecht verbietet Entscheidungen, die ausschließlich auf Profiling oder einer anderen automatisierten Verarbeitung beruhen, außer in sehr wenigen Fällen. Darüber hinaus müssen dort, wo Profiling oder andere automatisierte Entscheidungen zulässig sind, Schutzvorkehrungen getroffen werden, und wir müssen den natürlichen Personen die Möglichkeit geben, ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung anzufechten. Wir setzen in der Regel kein Profiling oder sonstige automatisierte Entscheidungsfindungen in Bezug auf personenbezogene Daten von Mitarbeitern/Kunden ein.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Profiling oder andere automatisierte Entscheidungen einsetzen, müssen Sie sich mit den geltenden Sicherheitsvorkehrungen vertraut machen und diese umsetzen.

Wenn Sie beabsichtigen, im Rahmen Ihrer Beschäftigung neue automatisierte Entscheidungs- oder Profilingtätigkeiten einzusetzen, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen, der Sie darüber informieren wird, ob dies zulässig ist und welche Sicherheitsvorkehrungen Sie treffen müssen.

12. Integrieren Sie den Datenschutz in Ihre betrieblichen Abläufe

Das Datenschutzrecht verpflichtet die MAT Foundry Group Ltd. dazu, bei allen unseren Tätigkeiten, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen, Datenschutzüberlegungen und Sicherheitsmaßnahmen einzubeziehen, insbesondere zu Beginn eines neuen Projekts oder einer neuen Tätigkeit, das/die sich auf den Datenschutz natürlicher Personen auswirken kann. Dabei sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, u.a:

• die Risiken (und ihre Wahrscheinlichkeit und Schwere), die von der Verarbeitung für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen ausgehen;
• technologische Möglichkeiten;
• die Kosten der Umsetzung; und
• Art, Umfang, Kontext und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Darüber hinaus sind wir bestrebt, Datenschutzrisiken während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts oder einer Tätigkeit, die mit der Verwendung personenbezogener Daten verbunden sind, regelmäßig zu bewerten.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie an der Konzeption oder Durchführung eines neuen Projekts oder einer neuen Tätigkeit beteiligt sind, das/die die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, müssen Sie alle in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze des Datenschutzes beachten.

Sie sollten den Datenverantwortlichen bei der regelmäßigen Überprüfung von Projekten oder Tätigkeiten unterstützen, um sicherzustellen, dass Datenschutzrisiken weiterhin begegnet wird.

Ein nützliches Instrument zur Beurteilung des Datenschutzes und der Privatsphäre ist eine Datenschutzfolgenabschätzung oder „DSFA“. Eine DSFA prüft die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit einer Verarbeitung und bewertet die Risiken für natürliche Personen und die Maßnahmen, die ergriffen werden können, um diese Risiken zu mindern. Eine DSFA muss durchgeführt werden, wenn eine Datenverarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen kann.

Wenn Sie an der Konzeption oder Durchführung eines neuen Projekts zur Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, müssen Sie prüfen, ob eine DSFA oder eine ähnliche Risiko- oder Compliance-Bewertung erforderlich ist, indem Sie sich an den [Datenschutzleiter/Datenschutzbeauftragten/das Datenschutzteam] wenden. Sie können Sie auch darüber beraten, wie wir von Ihnen erwarten, dass Sie eine DSFA oder eine ähnliche Risikobewertung durchführen oder auf andere Weise dazu beitragen.

Individuelle Rechte und Anfragen

Nach dem Datenschutzrecht haben natürliche Personen bestimmte Rechte, wenn es darum geht, wie wir mit ihren personenbezogenen Daten umgehen. Zum Beispiel hat eine natürliche Person folgende Rechte:

• Das Recht zu verlangen, dass wir unvollständige oder unrichtige personenbezogene Daten, die wir über sie gespeichert haben, berichtigen.
• Das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen.
• Das Recht, die Löschung oder Entfernung personenbezogener Daten, die wir über sie gespeichert haben, zu verlangen, wenn es keinen triftigen Grund dafür gibt, dass wir sie weiterverarbeiten. Natürliche Personen haben auch das Recht, von uns die Löschung oder Entfernung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn sie von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
• Das Recht, unserer Verarbeitung personenbezogener Daten zu Direktmarketingzwecken zu widersprechen, oder wenn wir uns auf unser legitimes Interesse (oder das eines Dritten) berufen, wenn wir keinen zwingenden Grund zur Fortsetzung der Verarbeitung nachweisen können.
• Das Recht, eine „Anfrage auf Zugriff durch die betroffene Person“ zu stellen. Dies berechtigt eine natürliche Person, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über sie gespeichert haben, zusammen mit Informationen darüber, wie und warum wir diese verarbeiten, und über ihre anderen Rechte, die sie hat, zu erhalten (wie unten beschrieben). So kann sie zum Beispiel überprüfen, ob wir ihre Daten rechtmäßig verarbeiten und eventuelle Fehler berichtigen.
• Das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Dies ermöglicht es natürlichen Personen, uns zu bitten, die Verarbeitung personenbezogener Daten, die sie betreffen, auszusetzen, z.B. wenn sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Grund für die Verarbeitung feststellen.
• Das Recht, zu verlangen, dass wir ihr oder einer anderen Partei ihre personenbezogenen Daten, die sie uns zur Verfügung gestellt hat, in strukturierter Form übermitteln (auch Recht auf „Datenübertragbarkeit“ genannt). Die Anwendbarkeit dieses Rechts hängt von der Rechtsgrundlage ab, auf der wir die Daten verarbeiten.
• Das Recht, eine Entscheidung anzufechten, die ausschließlich auf Profiling/automatisierter Verarbeitung beruht, menschliche Eingriffe zu verlangen und ihren Standpunkt darzulegen.

Wir sind verpflichtet, diesen Rechten ohne unangemessene Verzögerung und in Bezug auf bestimmte Rechte innerhalb eines Monats nachzukommen.

Natürliche Personen haben auch das Recht, bei der ICO wegen Verstößen eine Beschwerde einzureichen und vor Gericht zu klagen, um ihre Rechte durchzusetzen und Schadenersatz zu verlangen.

Was Sie tun müssen:

Wenn Sie eine Anfrage von einer natürlichen Person erhalten, die ein Recht in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten ausüben möchte oder eine Anfrage oder Beschwerde betreffend unsere Verwendung ihrer personenbezogenen Daten einreicht, müssen Sie die Anfrage, das Ersuchen oder die Beschwerde unverzüglich an den Datenverantwortlichen weiterleiten, damit diese(s) angemessen und innerhalb der geltenden Frist bearbeitet werden kann. Ihre Unterstützung kann erforderlich sein, um die Anfrage, das Ersuchen oder die Beschwerde zu bearbeiten und zu beantworten.

Protokollierung

Um das Datenschutzrecht einzuhalten und dessen Einhaltung nachzuweisen, führt die MAT Foundry Group Ltd. verschiedene Aufzeichnungen über ihre Datenverarbeitungsaktivitäten. Dazu gehören ein Verarbeitungsprotokoll, das mindestens folgende Angaben enthalten muss: Zweck der Verarbeitung; Kategorien von betroffenen Personen und personenbezogenen Daten; Kategorien von Empfängern der Datenoffenlegung; Informationen über Datenübermittlungen ins Ausland; vorgesehene Aufbewahrungsfristen; allgemeine Beschreibungen der angewandten Sicherheitsmaßnahmen; und bestimmte zusätzliche Angaben für besondere Kategorien von Daten.

Was Sie tun müssen:

Sie müssen auch unsere anwendbaren Verfahren/Richtlinien und alle spezifischen Anweisungen befolgen, die Sie bezüglich der Protokollierung unserer Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten.

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung personenbezogene Daten verarbeiten und neue Arten von personenbezogenen Daten erfassen oder neue Methoden der Verarbeitung anwenden, sei es durch die Einführung neuer Systeme oder Technologien oder durch Änderung bestehender Systeme, informieren Sie bitte den Datenverantwortlichen, damit wir unsere Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten können.

Schulungen

Wir bieten Schulungen im Rahmen unseres Einführungsverfahrens für neue Mitarbeiter der MAT Foundry Group Ltd an und unterhalten ein fortlaufendes Schulungsprogramm, um sicherzustellen, dass das Wissen und Verständnis der Mitarbeiter für die Einhaltung der Vorschriften im Rahmen ihrer Position auf dem neuesten Stand ist. Die Teilnahme an diesen Schulungen ist verpflichtend und wird protokolliert.

Abweichungen von dieser Richtlinie

Es gibt einige sehr wenige Ausnahmen vom Datenschutzrecht, die unter bestimmten Umständen eine Abweichung von Aspekten dieser Richtlinie zulassen können.

Sie erhalten konkrete Anweisungen, wenn Ausnahmen für Ihre Position relevant sind.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie unter allen Umständen von dieser Richtlinie abweichen können, müssen Sie sich an den Datenverantwortlichen wenden, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

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